Wracamy teraz do tematyki działu kontaktowego (było: tu oraz tu). Sprawa z nazwami dla adresu e-mail jest niby prosta, ale nie do końca. Każde rozwiązanie ma wady i zalety.
Ogólny podział adresów może być taki:
- imienne (różne konfiguracje)
- działowe
- jeden dla wszystkich
Imienne
W Apeiron Magazine mam tak:
- imię
- nazwisko
- imię.nazwisko
- imięnazwisko
- i.nazwisko
- inazwisko
- dział (do działu wrócę za chwilę)
Nazwa działu to skrzynka (w razie zmian na stanowisku, nie trzeba zakładać nowej), a cała reszta, to aliasy.
Jak już widzieliśmy na stronach kontaktowych, są różne rozwiązania.
plus imiennych:
- fajnie wygląda
minusy imiennych:
- dwie osoby w firmie mogą mieć to samo imię… i po grzybach ;)
- osoba może odejść, a ludzie nadal piszą pod adres imienny
^ można zrobić przekierowanie, ale to nie ma sensu – piszę pod anna, a odpowiada mi katarzyna?
Rozwiązaniem pośrednim jest i.nazwisko oraz alias inazwisko (często ludziom jest wszystko jedno, czy między jednym a drugim widnieje kropka, czy nie).
Samo nazwisko wygląda bezpłciowo. Konstrukcja imie.nazwisko jest ładna, ale nie jest dobrze, gdy:
- jak ktoś ma długie dane
- ktoś wpadnie na pomysł, żeby zrobić:
imie.nazwisko-drugienazwisko@
- albo jeszcze lepiej: imie.drugieimie.nazwisko-drugienazwisko@
(od teraz piszcie do mnie pod adres:
Patrycja.Agnieszka.Kierzkowska-Kapelak@apeironmag.aragon.pl :-D)
Działowe
Gdy obok nazwy podajemy, kto odbiera tę skrzynkę, czyli Jan Kowalski, nazwa@domena.pl, to w sumie nie jest źle, bo wiadomo, kto tam pracuje i kto odpowiada.
I teraz jedna uwaga. Michał prowadzi w Apeiron Magazine dział o nazwie „Re-kreacje artystyczne”. Powstaje pytanie, jaki adres dać przy takim dziale? Z kreską czy bez? I znowu z pomocą przychodzą nam aliasy :) Stosownie do nazwy robimy Re-kreacje, ale tworzymy też alias Rekreacje (wielkość znaków nie ma przecież znaczenia)
plus działowych:
- odpisywać na listy mogą różne osoby
- łatwo zarządzać skrzynką, kiedy zmienia się pracownik na danym stanowisku
minus działowych:
- jeśli nie dodamy obok imienia i nazwiska, to brzydko wygląda
Jeden dla wszystkich
Czyli coś typu: kontakt@cośtam.pl
Minus na każdym kroku. Nie przyjmuję do wiadomości, że w firmie może być jeden adres do wszystkiego.
Jeśli firma jest jednoosobowa, to i tak zróbmy różne adres dla różnych spraw. Można zastosować aliasy (które zamieścimy na stronie) i skierować przychodzącą pocztę do odpowiednich folderów. Wtedy sprawy nie będą się mieszać. Zatem sprawy PP pod adres pp@, sprawy faktur pod ksiegowosc@ itd.
Jednak ja polecam mimo wszystko osobne skrzynki. Kiedy pojawi się pracownik, łatwiej jest mu dać dostęp do danej skrzynki, która byłaby jego działową i zawierała stare maile na serwerze lub zarchiwizowane w naszym programie pocztowym (w odpowiednim folderze)
Jeśli o czymś zapomniałam, to dopiszcie w komentarzach.
Wpis opublikowano: 21.03.2007
Ja natomiast jako klient nie przyjmuję do wiadomości, że w firmie do każdej sprawy jest inny adres. Mnie naprawdę mało obchodzi jaka jest struktura wewnętrzna firmy i kto będzie odbierał mojego maila.
Mi zależy na załatwieniu sprawy. Nie mam czasu na zastanawianie się, czy moje pytanie dotyczy działu handlowego czy może już technicznego. To jest wewnętrzną sprawą firmy, kto i z jakiego działu odpowie na moje pytanie i załatwi mój problem.
Jedyne czego wymagam to podpis pod odpowiedzią, żebym mógł powoływać się na konkretne osoby w dalszej wymianie korespondencji.
Wierzę, że w takim podejściu nie jestem odosobnionym przypadkiem. Śmiem nawet zaryzykować twierdzenie, że taką postawę prezentuje większość tzw. „zwykłych” klientów.
I jak teraz znaleźć kompromis pomiędzy ułatwianiem sobie życia przez firmę, a ułatwieniem życia klientowi? :)
Sławek, takie podejście mają chyba tylko zdesperowani klienci ;) Trudno, będąc klientem, oczekiwać, że na list wysłany gdzieś tam otrzymasz odpowiedź. To tak, jak na poczcie. Zaadresowałeś list do Warszawy i masz pretensje, że Kraków Ci nie odpowiada :)
A ja, jako klient nie znoszę gdy jest jeden adres do wszystkiego. Z reguły wiem, w jakiej sprawie piszę i jaki dział powinien mi odpowiedzieć i tam piszę – dzięki temu wiem, że maila dostanie odpowiedni dział i poczekam krócej, bo nie będzie żadnego przekazywania wiadomości, ani nic w tym stylu.
Chociaż czasem, gdy nie wiem gdzie się zgłosić, mail bok@ albo kontakt@ bardzo się przydaje ;)
Shrew, ja nie wysyłam listu „gdzieś tam”, tylko do firmy. Niech za przykład posłuży home.pl. Niezależnie od tego czy mam problem z pocztą, chcę wykonać operację na domenie, czy nie rozumiem za co jest ostatnia faktura, piszę na jeden adres. W kompetencji firmy leży takie zajęcie się moim mailem, bym dostał właściwą odpowiedź od właściwych ludzi. A ja jako klient mam spokój i nie dokładam do mojego problemu jeszcze jednego.
I trzeba powiedzieć, że ten system działa raczej bezproblemowo, a na pewno przezroczyście dla klienta. Podobnie zresztą robi ERA udostępniając tylko jeden adres email dla klientów indywidualnych.
Oczywiście (a w moim przekonaniu, jedyną) podstawą wszelkich obaw związanych z jednym emailem jest brak wiary w to, że „coś do wszystkiego…” może działać. Czyj to jest problem i kto miałby go rozwiązywać to już nie moja sprawa chyba :)