Cieszę się, że inni, tak samo jak ja są chętni podzielić się doświadczeniami i nie pilnują tego, jak największej tajemnicy! Chętnie dopiszę tu kilka słów, bo sam conieco już sprawdziłem.

Sam już jakiś czas temu założyłem firmę reklamową, jednocześnie pracując na etacie. Akurat w mojej robocie nie było mowy o pozostawaniu pod komórką, więc ucieszyłem się od razu z tego, że istnieją firmy, które mogą robić to za mnie. Na swojego pracownika i biuro dla niego nie miałem kasy.

No i tak- rozwiązanie to ma swoje wady i zalety.
Można mieć obawy, czy sobie ta osoba poradzi. To tak samo, jak z księgowością- trzeba wybrać odpowiednią firmę, bo są takie, co zawalą, a są i solidne.

Zdecydowałem się na wirtualną sekretarkę z pewnymi obawami, ale nie miałem wyjścia. Wybrałem firmę, która ma znakomicie rozbudowany system informatyczny. To było rozczarowanie po krótkim czasie, ponieważ okazało się, że osoba odbierająca telefon jest wybierana przez ten system losowo i nie zna mojej firmy, ani oferty, a przy rozmowie z klientem sprawdza ją na bieżąco.
W prawdzie nazwisko odbierającego często się zmieniało, ale konieczność czekania, aż ta osoba znajdzie odpowiednią pozycję i się we wszystkim połapie była irytująca.

Moim zdaniem jednak lepiej jest, aby obsługiwała nas stale ta sama osoba. Kiedy zmieniłem firmę na właśnie taką, od razu zauważyłem różnicę. Rozmowy były sensowniej przeprowadzane, a klienci nie bali się dzwonić nawet po kilka razy, bo wiedzieli, że wszystkiego się dowiedzą. A to, rzecz jasna, przekłada się na pieniądze.

Trzeba pamiętać, że ten wirtualny pracownik to jest żywa osoba. Trzeba ją tak samo przeszkolić w zakresie działania swojej firmy, jak pracownika „namacalnego”. I tak samo, jak ten pracownik może sobie poradzić z trudnym klientem, bądź nie. To zależy też od tego, czy pracownik jest odpowiednio przeszkolony i czy klient jest bardziej, czy mniej trudny. Przyznam się szczerze, że są tacy klienci, z którymi sam nie daję sobie rady.

Ta sekretarka tak samo, jak w księgowości- obsługuje kilka firm. Nie jest tajemnicą, że to, czy nadąży ona jest kontrolowane wielkością ruchu obsługiwanych przez nią firm. Im większy ruch, tym droższy pakiet, tym mniej firm jedna osoba obsługuje. Z mojego doświadczenia wynika, że zdarzało się, iż jakiś telefon został nieodebrany. W mojej umowie był zapis, że w takim wypadku sekretarka oddzwania do tej osoby, o ile numer nie jest zastrzeżony.
W pierwszej firmie, w której wykupiłem usługę, każda rozmowa była odebrana, ale nie byłem zadowolony z rezultatów, o czym już napisałem.

Co do udostępniania informacji o zamówieniach- to dokładnie jak z księgowością. Przecież tej osobie te informacje do niczego się nie przydadzą. W praktyce to tak jak zatrudnienie. Ale tutaj ważne!- trzeba koniecznie zwrócić uwagę, aby w umowie były zawarte odpowiednie zapisy o tajemnicy! Z firmy nie ma prawa nic a nic wypłynąć!

A jaki mamy wpływ na osobę reprezentującą nas? Na pewno możemy z nią porozmawiać i kontrolować. Ja dużego zaufania nie miałem i czasem dzwoniłem, udając klienta i pytając o różne rzeczy z oferty. Na tej podstawie porównałem działanie dwóch firm, o których piszę.
Co do osobowości, czy głosu to już wybór tam, gdzie sprawdzałem był ograniczony. Ale mam wrażenie, że firmy te nie zatrudniają byle kogo. Nikt nie skrzeczał do słuchawki, nie jąkał się. Raz zdarzyło się, że sekretarka miała chrypkę, spowodowaną chorobą. Szybko się wykurowała ;)

Teraz zatrudniam swoją sekretarkę, bo potrzebuję, żeby była na miejscu. Kiedy ona idzie na urlop- w ruch idzie wirtualny sekretariat.

Wirtualnego adresu nigdy nie potrzebowałem.

Podsumowując- możemy mieć obawy i powierzenie naszych spraw komuś innemu to zawsze jest pewne ryzyko. Ale prowadzenie firmy zawsze jest związane z ryzykiem. Wszystkiego nie damy rady zrobić sami i w końcu przychodzi taki moment, że trzeba zatrudnić pracownika.
Na początku najlepiej jak najtaniej.
Ja się w 100% przekonałem do moich wirtualnych sekretarek (zaznaczam, że z tej drugiej firmy). Szacuję, że bez ich pomocy traciłbym średnio 3 na 4 zlecenia i nie doszedłbym do tego co teraz.

Jeżeli ktoś z czytających mój przydługi tekst ma ochotę wymienić się doświadczeniami, oto mój e-mail igorsathanos@o2.pl

pozdrawiam!